Загальний відділ – самостійний структурний підрозділ університету, який підпорядковується безпосередньо ректору університету.
Основним завданням загального відділу є встановлення в університеті єдиного порядку документування і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах університету.
Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:
- розробляє інструкцію з діловодства університету та зведену номенклатуру справ університету;
- здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції;
- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до Державного архіву Одеської області.
- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами університету вимог Інструкції з діловодства в університеті, регламентів та національних стандартів;
- в межах компетенції вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в університеті;
- проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах університету;
- в межах компетенції здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в університеті;
- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
- проводить аналіз інформації про документообіг;
- організовує збереження документаційного фонду університету та користування ним;
- засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом університету (ректором, проректорами).
Начальник загального відділу – Гуменна Євгенія Олександрівна.
Архіваріус – Спасова Тетяна Валентинівна.
Адреса: вул. Старопортофранківська, 26, кабінет №24, м. Одеса, 65020.
Телефони: +38 (048) 752-98-10.
E-mail: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.
ІНФОРМАЦІЯ ЩОДО НАДАННЯ АРХІВНИХ ДАНИХ
Загальний відділ (діловодство та архівне зберігання документів)
Для отримання інформації з архівного фонду Державного закладу «Південноукраїнський національний педагогічний університет імені К. Д. Ушинського» (архівні довідки, копії документів, довідки про заробітну плату тощо) надається особисто або надсилаються безпосередньо поштою (електронною поштою) на ім'я ректора або на електронну пошту університету Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. з вказівкою повної зворотної адреси для отримання відповіді з наданням повного переліку документів (копії або скани паспорту, диплому та додатку до нього та копії трудової книжки, для уповноважених осіб - нотаріальна довіреність).
Без надання повної документації - запити не розглядаються.
Повну інформацію для видачі архівних довідок дивіться на офіціальному сайті Державного закладу «Південноукраїнський національний педагогічний університет імені К. Д. Ушинського» в розділі "Загальний відділ (діловодство та архівне зберігання документів".
Пояснення можна отримати за телефоном: (048)-752-98-10
Склад підрозділу архіву:
Архіваріус – Спасова Тетяна Валентинівна
Прийом громадян проводиться за адресою:
вул. Старопортофранківська, 26 (каб.24).
Графік роботи: понеділок – п’ятниця з 10.00 до 16.00
Обідня перерва з 13.00-14.00
Робочий телефон для довідок: (048)-752-98-10
Будь яка архівна інформація надається тільки за наявності оригіналу паспорта чи нотаріально завіреної довіреності для уповноважених осіб.
Роз’яснення про надання даних:
Для надання архівної довідки про роки навчання студента – випускника чи аспіранта, необхідно надати наступні документи:
- паспорт (оригінал) чи нотаріально завірена довіреність для уповноважених осіб для отримання архівної довідки;
- оригінал та копія диплому випускника (при відсутності – вказати рік закінчення, факультет, форму навчання);
- оригінал та копію свідоцтва про зміну прізвища (якщо таке мало місце) та їх послідовність;
- при наявності запису в трудовій книжці – надати копію запису періоду навчання.
Для надання архівної довідки про роки навчання студента чи аспіранта які були відраховані з університету, необхідно надати наступні документи:
- паспорт (оригінал) чи нотаріально завірена довіреність для уповноважених осіб для отримання архівної довідки;
- залікова книжка чи академічна довідка за період навчання;
- оригінал та копію свідоцтва про зміну прізвища (якщо таке мало місце) та їх послідовність;
- при наявності запису в трудовій книжці – надати копію запису періоду навчання.
Для підтвердження трудового стажу за період роботи в ДЗ "ПІВДЕННОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ імені К. Д. УШИНСЬКОГО" необхідно надати наступні документи:
- паспорт (оригінал) чи нотаріально завірена довіреність для уповноважених осіб для отримання архівної довідки;
- оригінал та копію свідоцтва про зміну прізвища (якщо таке мало місце) та їх послідовність;
- при наявності запису в трудовій книжці – надати копію запису періоду роботи.
Для інших організацій, які витребують архівну довідку про періоди праці чи навчання необхідно надати наступні документи:
- запит від самої організації, з зазначенням необхідної для підтвердження інформації;
- копія письмової згоди з дозволом перевірки персональних даних;
- копія диплому, копія додатку до диплому, при відсутності – вказати у запиті періоди навчання, факультет, форму навчання (денна, заочна, вечірня).
